Quanti imprenditori, CFO, decisori di Business Units o membri del management aziendale possono affermare, in tutta certezza, di conoscere e comprendere tutti i processi all’interno della propria azienda senza paura di essere sconfessati? E soprattutto che tutti questi processi siano portatori di efficacia?
Anche se in azienda utilizzate da tempo soluzioni software per la mappatura dei processi aziendali e gestionali, ERP o CRM non metteteci la mano sul fuoco, rischiereste di scottarvi…
Mappatura dei processi aziendali: verso l’ottimizzazione
Nello scenario attuale, la più grande sfida per qualsiasi impresa non è tanto quella di acquisire nuovi clienti o aumentare il proprio fatturato-profitto (questo è un sottostante trasversale), quelle semmai sono conseguenze dirette e indirette di una “ottimizzazione” della gestione dei processi aziendali (interni e di filiera) convergenti e interessati.
“Esci dal garbuglio, trova la semplicità e slancio”. Questa, un pizzico rivisitata, era la prima delle tre regole del lavoro secondo Albert Einstein. Ma oggi, ad un secolo di distanza, per molte aziende riuscire in questa impresa appare più complicato che spiegare la teoria della relatività del grande fisico tedesco. Mappare i processi, senza gli strumenti e il know how adeguati è assai faticoso se non, in certi frangenti, addirittura impossibile.
Aforismi a parte, vediamo insieme quali sono i vantaggi dell’attuazione questa mappatura dei processi aziendali.
Niente sorprese con la mappatura dei processi aziendali
L’analisi dei dati ha rivoluzionato per sempre la gestione dei processi aziendali rendendo le metodologie passate paragonabili… “ad una cabina telefonica nell’era degli smartphone”. Il punto è che le inadeguatezze e le inefficienze si “nascondono” a volte molto bene, tanto da risultare quasi introvabili. Almeno fino a quando:
- perdite di quote di mercato
- fatturato
- marginalità
- scarti (tipico nel manufacturing)
- qualità di servizio
…e altri KPI non assumono livelli di “profondo rosso” quando arriva il momento del bilancio.
Mappare i processi aziendali: la ricerca dell’inefficienza
E poi? Certo non vanno nascoste sotto il tappeto come si fa con la polvere, ma affrontate ed eliminate per poi trovare opportunità di cambiamento positivo che si traduce in un auspicabile guadagno concreto e in un vantaggio competitivo reale.
Non è solo una questione di quantità “di dati analizzati”, ma di qualità dei dati stessi.
Anche le soluzioni software convenzionali adottate hanno dei limiti da questo punto di vista. Magari non così evidenti, ma ci sono…
I 5 vantaggi della mappatura dei processi aziendali
Quali sono i principali vantaggi della mappatura dei processi aziendali?
- Far emergere gli insight (anche) di rischio
- Individuare chiaramente sorgenti dati, percorsi e flussi funzionali adeguati
- Allineare i processi al costante mutamento del mercato di riferimento (topic)
- Individuare KPI’s di misurazione
- Migliorare il ciclo di sviluppo, le performance globali e non ultimo il benessere dei collaboratori
Vediamoli nel dettaglio.
Mappare i processi aziendali per evitare i rischi
Mappare i processi aziendali aiuta far emergere gli insight di rischio ovvero tutte quelle stime soggette a livelli di incertezza che influenzano le decisioni. Questa è una condizione indispensabile affinché i decisori abbiano una comprensione più ampia e più profonda dei rischi.
Ogni business è per sua natura un insieme di fonti di incertezza connesse tra loro e chi si trova nella posizione di dover prendere decisioni può sbagliare.
Quello che fa la differenza è l’approccio. Coinvolgere i decisori nell’analisi dei fattori di rischio è il primo passo per costruire modelli previsionali e predittivi davvero efficaci.
La mappa dei processi aziendali: per un’azienda organizzata
Raccogliere dati e analizzarli senza un obiettivo è un po’ come camminare senza una meta precisa: non porta da nessuna parte o il più delle volte la parte sbagliata…
Siccome le sorgenti di raccolta dati, per definizione, sono diverse e disomogenee tra loro per mappare un processo è necessario individuare chiaramente la sorgente e il percorso del dato definendo a priori quale processo si vuol misurare e determinando le implicazioni dei dati analizzati. Solo così la mappatura di quel processo sarà davvero efficace altrimenti gli elementi raccolti rimarranno semplici informazioni, a volte persino ambigue o poco precise, prive di qualsiasi carattere di insight. L’obiettivo è quello di rendere rilevanti i dati.
Mappatura dei processi e andamento del mercato
La grande differenza tra la mappatura dei processi e l’azione degli ERP o dei CRM sta proprio nella staticità. I dati non sono una mera fotografia delle risorse attuali a disposizione ma, se correttamente analizzati (ci torneremo nel prossimo paragrafo), sono lo strumento che ci indica come allineare i processo ai continui mutamenti del nostro mercato di riferimento.
Nel momento in cui raccogliamo un dato abbiamo un elemento statico che si basa per lo più quasi esclusivamente su informazioni passate. Possiamo scoprire come avremmo potuto gestire meglio le nostre risorse fino a quel momento ma non ci dice molto altro.
Se vogliamo sapere piuttosto come organizzare i nostri processi per affrontare quello che accadrà domani e dopodomani, che è decisamente più utile oltre che interessante, dobbiamo fare in modo che i nostri processi siano in costante movimento rispetto alle indicazioni che arrivano dai mercati di riferimento.
KPI nella mappatura dei processi
Il grande equivoco dei dati è sempre stato quello legato al loro utilizzo. Individuare sorgenti dati, percorsi e flussi non porta di per sé un beneficio misurabile all’azienda in termini di denaro o efficienza se non a livello potenziale. Per tradurlo concretamente servono gli indici di prestazione. Questo significa che il dato non deve solo integrarsi rispetto ai KPI esistenti ma deve aggiornare gli indici di performance esistenti tramite le informazioni che contiene per renderli omogenei e precisi o addirittura crearne di nuovi, fermo restando che è sempre più utile lavorare su pochi indici piuttosto che impostarne troppi.
Mappare i processi per performance migliori
Lo sviluppo di nuovi prodotti è una delle attività più delicate e complesse per un’azienda. Infatti, prima di lanciare un nuovo prodotto o servizio sul mercato bisognerebbe sempre essere in grado di rispondere a queste domande:
- Quali esigenze risolvono i nostri prodotti?
- Cosa offrono i nostri competitors e a quale prezzo?
- Quali sono i punti di forza e di debolezza dei prodotti della concorrenza?
- Quali sono le tendenze dei mercati?
- Quali sono le funzionalità e specifiche più apprezzate dai clienti?
(dove prodotto, prezzo, mercato… sono intensi nella declinazione caratterizzante di ogni specifica impresa)
Domande piuttosto ovvie, ma le cui risposte (molto meno ovvie) determinano le performance globali dell’azienda e non solo. Oltre ad aumentare le vendite possono dare maggiore rilevanza alle persone, dipendenti o collaboratori che lavorano insieme verso obiettivi che rischiano spesso di diventare più stressanti che sfidanti.
In fondo, cosa resta di concetti come big data, business intelligence o artificial intelligence se non si applicano a supporto di tutte quelle decisioni che migliorano il lavoro di un’azienda intesa non come entità astratta ma come un gruppo di persone con un obiettivo comune?
